La factura proforma es un documento comercial que anticipa las condiciones de una futura operación, pero no equivale a una factura fiscal emitida. Puede utilizarse para informar precios, productos, condiciones o facilitar trámites previos, pero no debe contabilizarse como una factura definitiva.
La Agencia Tributaria regula las obligaciones de facturación dentro de su apartado oficial de facturación e IVA.
Qué información suele contener
Puede incluir datos de proveedor y cliente, descripción, cantidades, precios, impuestos estimados y condiciones de pago. Es recomendable identificar claramente el documento como “proforma”.
No genera por sí sola una obligación de IVA
La proforma no sustituye la factura que debe expedirse cuando se produce el hecho que obliga a facturar. Por tanto, no debería utilizarse como justificante para deducir IVA.
Diferencia con presupuesto
Ambos pueden anticipar el precio, pero la proforma suele tener un formato más próximo a la factura y se utiliza frecuentemente en operaciones internacionales, financiación o validaciones internas.
Diferencia con factura definitiva
La factura definitiva debe cumplir los requisitos legales de numeración, fecha, identificación y contenido fiscal. Una proforma no debería consumir numeración de la serie fiscal.
Cuándo resulta útil
Puede servir para solicitar un pago previo, informar a aduanas o bancos en determinados trámites o confirmar condiciones antes de emitir la factura real.
Control interno
El software debería diferenciar claramente proformas, presupuestos y facturas para evitar que documentos comerciales terminen incluidos por error en libros de IVA o contabilidad.
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Fotografía: Yan Krukau / Pexels.
