La nueva solución pública de factura electrónica obligará a las gestorías a ir más allá de preparar documentos o contabilizar facturas que el cliente envía por correo. La Orden HAC/1028/2026 define un ecosistema en el que facturas, estados y pagos podrán viajar mediante servicios web y en el que la representación electrónica tendrá un papel relevante.
Certificados para los accesos automatizados
La utilización de la solución pública requerirá autenticación e identificación electrónica. Los servicios automatizados se apoyarán en certificados electrónicos válidos admitidos por la Sede de la Agencia Tributaria. Para determinados formularios también podrá utilizarse Cl@ve.
Para una asesoría, esto hace recomendable revisar con antelación qué certificados tiene cada cliente, cuándo caducan y quién está autorizado para utilizarlos. AsesorNews mantiene una guía específica sobre certificado digital y trámites con Hacienda.
La representación deberá estar bien resuelta
La norma permite que un tercero actúe en nombre del empresario o profesional, pero remite a las reglas de representación tributaria. En determinados usos de formularios, recuperación y consulta será necesario que el tercero figure correctamente apoderado.
Esto convierte el apoderamiento ante la AEAT en un elemento que conviene revisar antes de que el nuevo sistema sea obligatorio. También es útil diferenciarlo de la colaboración social de las asesorías, que cubre otros trámites tributarios.
La factura tendrá estados asociados
La solución pública permitirá comunicar rechazo, vencimiento y pago efectivo completo. El emisor, de forma voluntaria en los supuestos previstos, podrá comunicar cobro, impago o diferencias respecto de los datos declarados por el destinatario.
Para una gestoría esto abre la puerta a una gestión mucho más integrada entre facturación, tesorería y contabilidad. El estado de una factura podrá convertirse en un dato operativo que el software sincronice en lugar de una anotación manual separada.
Recepción automática de facturas
Las plataformas privadas que utilicen la solución pública deberán automatizar la recuperación de facturas recibidas por sus clientes y ponerlas a su disposición. Eso puede reducir tareas de recopilación documental, pero también obliga a definir quién supervisa incidencias, rechazos y facturas que no superen las validaciones.
Antes de automatizar conviene tener bien identificadas las actividades y obligaciones de cada cliente. El certificado de situación censal es una de las herramientas básicas para comprobar esa información.
Más digitalización implica más control operativo
La transición no debería limitarse a elegir un programa. Las asesorías tendrán que decidir quién controla errores de envío, cómo se gestionan facturas rechazadas, cómo se concilian pagos y qué permisos tendrá cada usuario. También conviene ordenar el seguimiento de notificaciones electrónicas de Hacienda para evitar que la digitalización genere nuevos puntos ciegos.
La Orden entra en vigor el 6 de octubre de 2026 y activa los plazos de aplicación del sistema, por lo que el trabajo de adaptación puede empezar ya de forma gradual.
Fuente oficial
La información se basa en la Orden HAC/1028/2026 y en el Real Decreto 238/2026.
Fotografía: Tara Winstead / Pexels.
