El modelo 145 sirve para que una persona que percibe rendimientos del trabajo comunique a su pagador determinados datos personales y familiares que influyen en el cálculo de la retención de IRPF. A diferencia de muchos modelos tributarios, no se presenta directamente ante la Agencia Tributaria.
La AEAT señala expresamente que el modelo 145 se entrega al pagador y que este debe conservar una copia a disposición de la Administración.
Qué información comunica
El formulario recoge datos del perceptor y circunstancias relevantes para calcular la retención, como situación familiar y determinadas circunstancias personales. La empresa utiliza esa información junto con la retribución prevista y las reglas del IRPF.
Por qué la empresa debe conservarlo
El pagador calcula y practica la retención, por lo que necesita poder justificar los datos utilizados. Si Hacienda revisa una nómina, el modelo 145 forma parte de la documentación que explica por qué se aplicó un determinado porcentaje.
Cuándo debe actualizarse
Si cambian las circunstancias previamente comunicadas, el trabajador debe valorar si corresponde presentar una nueva comunicación. No conviene mantener durante años un formulario inicial cuando la situación familiar o personal se ha modificado.
Qué ocurre si no se comunican determinados datos
La falta de información puede provocar que la retención practicada sea superior a la que correspondería. La regularización final se realiza en la declaración anual de IRPF, pero eso no sustituye la conveniencia de mantener los datos actualizados.
Errores frecuentes en empresas
Son habituales los modelos sin fecha, sin firma, archivados fuera del expediente laboral o no actualizados tras una comunicación del trabajador. También puede existir una desconexión entre Recursos Humanos y el programa de nóminas.
Procedimiento interno recomendable
Conviene incorporar el 145 al alta del trabajador y establecer un canal para comunicar cambios. Cada versión debe quedar asociada a su fecha de efectos para poder reconstruir cómo se calculó la retención.
Para ampliar esta materia, AsesorNews reúne recursos en Modelos AEAT, Fiscalidad, Contabilidad, Autónomos y Agencia Tributaria.
Cómo coordinarlo con el cálculo de nómina
El departamento laboral debería registrar la fecha de entrega de cada modelo y aplicar los cambios desde el momento que corresponda. Si la empresa recalcula retenciones varias veces durante el año, conservar la versión del 145 que estaba vigente ayuda a explicar por qué el porcentaje cambió.
Privacidad y acceso interno
El formulario contiene datos personales y familiares. No debería circular por canales abiertos ni quedar accesible a toda la organización. Lo razonable es custodiarlo dentro del expediente laboral con acceso limitado a quienes gestionan nóminas o cumplimiento fiscal.
Fotografía: Leeloo The First / Pexels.
